О том, как проводить переговоры не писал только ленивый. Наверное именно поэтому словосочетание «проведение переговоров» ассоциируется с группой собеседников, сидящих напротив вас за столом и напряженно ловящих каждое слово.
Бесспорно такая ситуация – ежедневная норма. Поэтому вопросам правильной рассадки, построения аргументации, выбора тембра и правильной интонации посвящены десятки книг и сотни статей.
Вместе с тем, повседневная жизнь регулярно сводит нас с людьми, обладающими различными возможностями или информацией, наличие которых позволяет решать наши собственные проблемы, в том числе связанные с бизнесом. Умение проводить такие индивидуальные переговоры и получать необходимый результат обсудим в этой статье.
Под словами «индивидуальные переговоры» мы будем понимать не только встречи тет-а-тет, но и формат с тремя или четырьмя собеседниками – мини-группы, в которых ваше основное внимание направлено на человека, обладающего необходимой информацией или ценным ресурсом. Принятие им положительного решения в вашу пользу (будь то активное действие или раскрытие необходимой информации) будет означать успешное достижение конечной цели переговоров.
Успех переговоров в значительной степени обусловлен подготовкой к ним.
Первое, с чего стоит начать — формулирование основной цели переговоров. Определите не только саму цель, но и возможные допущения, с которыми готовы смириться, если поймете, что переговоры зашли в тупик, а ваша аргументация не работает. Заранее продумайте альтернативные варианты, которые стали бы ступеньками на пути к достижению конечной цели. Такое планирование подготовит вас к внезапным изменениям хода переговоров, позволит избежать принятия поспешных решений и зарекомендует вас собеседнику, как человека взвешенного и готового к неожиданностям.
Совет: при наличии сотрудников, погруженных в тематику переговоров, отрепетируйте с ними предстоящий диалог и возможные варианты его изменения.
Вторым важным элементом подготовки должна стать оценка личности собеседника. Его возраст, образование, карьерный путь, достижения и увлечения, манера вести разговор – все это позволит составить впечатление о том, как себя с ним вести и о чем говорить. Используйте для этих целей интернет и рекомендации общих знакомых.
Создание настроя на достижение цели. Для достижения успеха в переговорах необходим правильный настрой на общение с конкретным собеседником. Заранее приготовьтесь к тому, что для достижения вашей цели будет необходимо удовлетворить одну из важнейших человеческих потребностей вашего собеседника – потребность в уважении.
Согласно пирамиде потребностей сформулированной американским психологом А.Маслоу в середине XX века, потребность в уважении расположена на четвертом месте в иерархии человеческих потребностей (после удовлетворения физиологических потребностей и потребности в безопасности и любви).
Настройте себя на общение с собеседником с позиции уважения. Будьте внимательны и искренни к нему, слушайте что именно и как он говорит и отнеситесь к нему с позитивом – этого с избытком хватит, чтобы ваш оппонент проникся к вам аналогичным настроем. К тому же, отказать в просьбе человеку, с которым находишься на одной «волне» – гораздо труднее. Используйте этот подход, когда вы нуждаетесь в чем-то и будьте внимательны, когда ведете переговоры, выступая в роли человека, у которого просят.
Совет: как поступить, если найденная информация о собеседнике негативна и положительно настроиться на переговоры сложно? Воспользуйтесь правилом переименования обнаруженных качеств и характеристик. Зная, что предстоит встреча с недоверчивым, льстивым и эгоистичным собеседником, думайте о нем как об осторожном (основа недоверия), щедром на комплименты (форма лести) и уважающим свои интересы (в контексте эгоизма) человеке. Создайте для себя комфортный для восприятия образ.
Заранее спланируйте время, отводимое на беседу. Индивидуальные переговоры часто проводят за ланчем или ужином, при этом длятся они около полутора часов. «Чашечка кофе» подразумевает 30-40 минут. Старайтесь уложиться в эти временные отрезки — цените время собеседника и не тратьте свое собственное. Не затягивайте беседу и не позволяйте этого сделать партнеру. Переходите к обсуждению главной цели встречи не позднее половины запланированного для общения времени.
Если в отведенный срок решение не найдено, предложите вашему собеседнику взять паузу на несколько дней, чтобы обдумать обговоренное. Поступите аналогично, когда совместное общение вас настолько увлекло, что вы потеряли счет времени. Умение держать рамки (временные и не только) лишь расположит собеседника к вам.
Составьте план беседы и список тем, которые хотели бы затронуть (от профессиональных до личных, приемлемых для такого обсуждения). Их наличие позволит вам чувствовать себя комфортно, избежать неловкого молчания и следовать общей линии, нацеленной на достижение цели встречи.
Совет: при составлении тематик для обсуждения, включите в них не только те, которые явно заинтересуют вашего собеседника (исходя из анализа полученной внешней информации), но и те, в которых вы сами, ваш круг общения могут оказать полезными или дать консультацию. Всегда будьте готовы хотя бы в общих чертах поддержать дискуссию на выбранные темы. Для этого не поленитесь перед переговорами потратить полтора часа для изучения соответствующей информации.
Достижение консенсуса в переговорах невозможно без обоюдного желания сторон. Преимущество индивидуальных переговоров по сравнению с официальными в том, что стороны выступают не только как представители своих организацией, но и как обычные люди, с присущими им интересами, предпочтениями, страхами. Такой формат позволяет обсуждать вопросы, имеющие прямое отношение к затрагиваемой цели (например, условия или цену договора, условия получения информации), а также учитывать множество второстепенных факторов, действенных для достижения основной цели переговоров. К ним относятся все, что не имеет прямого отношения к сделке, но интересно для самого собеседника, как сегодня, так и в будущем.
Определить, что относится к этой информации, помогут, как отмечалось выше, сведения из интернета или от коллег, план проведения переговоров, а также внимательное слушание собеседника и рефлексивная реакция на его слова.
Совет: в ходе общения услышьте человека, о чем он говорит: его интересы, впечатления, яркие знакомые или вещи. Попробуйте разобраться, что кроется за его словами. Поделитесь своей собственной историей, подчеркивающей выраженный им посыл, и это расположит его к общению с вами и создаст атмосферу доверия. Не скупитесь показать собеседнику, что готовы оказать ему помощь посредством своей сети контактов (например, найти знакомого эксперта, добыть редкий экземпляр книги, договориться с кем-либо). Эти действия дадут вам кредит доверия, который ваш партнер по общению непременно постарается отдать.
Удержание в голове основной цели встречи позволит при наличии общей структуры ведения переговоров особенным образом анализировать речь собеседника, как бы ловить направления его мысли, и так выстроить с ним общение, что невинный на первый взгляд вопрос сможет открыть прямой путь к обсуждению интересующей тематики.
Помимо проявления уважения к собеседнику, продемонстрируйте собственный профессионализм и глубину погружения в тему обсуждения. Увидев в вас профессионала, собеседник с большей степенью пойдет на компромисс со своими внутренними правилами (как человеческими, так и корпоративными) в счет будущего сотрудничества. Если при этом ваши сферы интересов совпадут, то это сможет зародить зерно будущей дружбы и, как следствие, еще более выгодные условия сотрудничества.
Как настаивать на своей позиции и как отказывать?
В основе убеждения другого человека лежит совокупность факторов, включающих авторитет собеседника, его компетентность, честность. Для индивидуальных переговоров ключевым фактором, на наш взгляд, является убежденность в своих собственных словах и в возможности достижения полезного обеим сторонам решения.
В отличие от официальных переговоров, где принятие решения зависит от наличий сильной аргументации, логически выверенных конструкций, точного соответствия юридическим нормам, в индивидуальных переговорах «заразив» собеседника своей убежденностью, можно добиться принятия положительного решения, оставив улаживание «формальностей» на более поздний срок или передоверив их экспертам.
Однако, в любой момент переговоров нужно быть готовым и услышать отказ, равно как и высказать его самому. При этом, чем более успешной была предыдущая часть встречи, тем сложнее получить (высказать) отказ напрямую. Такой отказ обеими сторонами воспринимается как нарушение естественного хода переговоров. Любое «нет» – это «пропасть» на пути к достижению цели одной из сторон. Что бы ни вызвало отказ, главной задачей стороны, которая его получила, станет его преодоление.
Рассмотрим ситуацию, когда отказывать приходится вам. Чтобы смягчить отказ – объясните его не своим решением, а жесткими корпоративными правилами, запрещающими единолично принимать решения в интересах другой стороны. Таким образом, негатив отказа оттенится вашей приверженностью ценностям компании, на которую вы работаете, что, будет расценено как преимущество.
Аналогичный отказ можно объяснить необходимостью согласовать предлагаемое решение со своим деловым партнером или руководителем. Эта тактика позволит дать время на обдумывание и оценить готовность собеседника идти на уступки в случае изменения вашего ответа.
Услышав отказ в отношении высказанного предложения, не настаивайте на немедленном пересмотре решения, что вызовет дискомфорт у собеседника, вынужденного оправдываться. Дайте ему знать, что понимаете его позицию, хоть она и не учитывает многочисленные преимущества. Предложите еще раз обдумать ваше предложение.
Когда на ваше предложение вы слышите аргументы о невозможности принять решение без согласования с руководством или из-за имеющихся правил, то, вероятно, вы сами имеете дело с моделью «мягкого» отказа. Подумайте в этом случае чем еще вы сможете заинтересовать этого собеседника.
Индивидуальные переговоры не выступают альтернативой переговорам официальным. Они дополняют друг друга, а в ряде случаев, когда речь идет о «щекотливых» вопросах, как например, соблюдение внутренних правил или культуры компании, являются предпочтительными и более эффективными для успешного достижения конечного результата.
Узнать больше о том как проводить успешные переговоры, добиваться консенсуса и убеждать собеседников в истинности своих слов, а также заблаговременно определять неискренность слов собеседника, вы сможете из материалов раздела «Охотники за поведением».
Автор – эксперт АНО НИЦКБ Михаил Эм
